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Cómo gestionar la información y los datos de tu empresa

   

La información empresarial es uno de los principales activos de cualquier organización y que ocupa y preocupa también a los responsables de marketing. Y conforme nos sumamos a la ola de la transformación digital, los datos cobran cada vez más protagonismo. De hecho, el impacto que la tecnología tiene tanto en los procesos como en los diferentes modelos de negocio es cada vez mayor.

Fernando Jofre Redactor Senior

La información empresarial es uno de los principales activos de cualquier organización y que ocupa y preocupa también a los responsables de marketing. Y conforme nos sumamos a la ola de la transformación digital, los datos cobran cada vez más protagonismo. De hecho, el impacto que la tecnología tiene tanto en los procesos como en los diferentes modelos de negocio es cada vez mayor.

Esta transformación digital viene acelerada porque nuestros clientes son digitales, acceden a la información que necesitan de forma digital, y utilizan canales digitales para relacionarse.

El problema precisamente de esta digitalización de los negocios reside en la necesidad de conservar y proteger la información y estar pendientes también del cumplimiento de las normativas que aplican a cada sector en particular, y del conjunto de las empresas en general.

¿Dónde almacenar los datos de tu empresa?

Tradicionalmente los datos siempre estaban almacenados en discos duros locales, ya sea de puestos de trabajo o de servidores locales. Esta segunda opción siempre es mejor, porque facilita la gestión centralizada de las copias de seguridad y permite compartir datos dentro y fuera de los departamentos, evitando islas de información.

El dilema ya surge cuando los datos crecen o deben estar accesibles desde el exterior, para poder consultarlos desde cualquier dispositivo, momento y lugar. Habilitar ese acceso exterior no sólo es cuestión de conectividad (las conexiones por fibra están al alcance de casi todos, y con velocidades de acceso razonables), sino también de seguridad.

Importante cuestión la de la seguridad, que implica tanto la conservación de los datos como su protección contra accesos indeseados, habida cuenta que proteger localmente los recursos de ataques externos cada vez es una tarea más complicada.

La información en la nube

La recomendación sin duda es optar por la nube de un proveedor solvente. ¿Qué beneficios tiene? Por un lado, el pago por uso. Sólo pago en cada momento lo que necesito, sin verme obligado a sobredimensionar recursos que por el momento pueden ser innecesarios.

Adicionalmente, elimino dependencias básicas como que el servidor esté operativo, y se garantice el suministro eléctrico, la climatización, las comunicaciones y la propia seguridad física. Como falle cualquiera de estos elementos, mi información podría quedar inaccesible.

Por último y no menos importante, dependiendo del servicio que contrate en la nube, puede llevar implícita la funcionalidad de copias de seguridad y redundancia de datos. Incluso en ubicaciones geográficamente dispersas. Y de no ser así, la puedo contratar expresamente con el nivel de criticidad que me interese. Siempre será más económico que organizarlo todo localmente.

¿Qué pasa con la seguridad?

La seguridad va más allá de la conservación de la información y de la protección contra atacantes externos o internos. Hoy en día debemos cumplir ciertas normativas y regulaciones según el sector de actividad en el que operemos. En el más básico y generalista de los casos, debemos cumplir la LOPD y dentro de muy poco (25 de mayo de 2018) la superará en requisitos la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos Europeo (GDPR por sus siglas en inglés).

Si todavía no me enterado de qué va esto, la verdad es como para asustarse. De hecho, de su cumplimiento no se librará nadie, desde los autónomos hasta las grandes corporaciones. Cualquiera que gestione o almacene datos de cualquier ciudadano europeo deberá cumplir con la normativa.

Las sanciones por no cumplir el nuevo GDPR pueden llegar a los 20 millones de euros

Si bien en España no está totalmente definida su aplicación local, el marco de cumplimiento por el momento está bastante claro: las sanciones pueden alcanzar el 4% de la facturación, llegando hasta los 20 millones de euros. De forma resumida… ¿Qué podemos destacar de este nuevo reglamento? Pues que deberá existir un consentimiento explícito para el uso de los datos de otros, y que deberemos informar con agilidad sobre fugas o brechas de seguridad a los potenciales afectados. Ya sólo por estos dos detalles, debemos revisar nuestras operativas y controles, y habilitar mecanismos que nos permitan resolver con diligencia cualquier problema de seguridad.

La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado en su web información bastante interesante, junto a una herramienta denominada Facilita GRPD. Puede ser un buenísimo punto de partida para empezar el camino de la adaptación al reglamento. En cualquier caso, lo mejor será ponernos en contacto con nuestro actual asesor legal para que no nos pille desprevenidos.

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